Privacy Policy
This Privacy Policy explains how TalentScout AI ("TalentScout", "we", "us") collects, uses, and protects personal data when you or your organization use our candidate pre-qualification platform (the "Service").
1. Who is responsible for the data
When a company ("Client") uses TalentScout to evaluate its own candidates, the Client is the data controller of those candidates' personal data and TalentScout acts as a data processor on the Client's behalf. TalentScout is the controller only of the Client's own account data (billing, login, usage).
2. Data we collect
- Account data: company name, contact email, password, plan and billing information.
- Candidate data submitted by the Client or the candidate: résumé/CV contents, name, email, phone number, interview answers (text and voice), voice recordings and transcripts.
- Derived data generated by the Service: DISC profile, authenticity scores, Fraud Risk Score and evaluation reports.
- Technical data: log data and basic usage metrics needed to operate and secure the Service.
3. How we use the data
We use the data solely to provide the Service: extracting and verifying CV information, conducting AI text and voice interviews, generating DISC, authenticity and fraud analyses, delivering reports to the Client, processing payments, and providing support. We do not sell personal data, and we do not use candidate data to train third-party foundation models.
4. Candidate consent
Candidates are asked for explicit consent before their data is processed. It is the Client's responsibility to ensure it has a lawful basis to invite each candidate and to comply with the data-protection laws applicable in its own country and the candidate's country.
5. Automated processing and AI
The Service uses artificial intelligence to analyze answers and produce scores, including a Fraud Risk Score. These outputs are decision-support tools, not definitive conclusions. The final hiring decision is always made by a human at the Client's organization. TalentScout does not guarantee the accuracy of any score and is not responsible for hiring decisions made by the Client.
6. Service providers (sub-processors)
To operate the Service we rely on reputable providers who process data on our instructions, which may include: cloud hosting and databases, messaging (WhatsApp/Twilio), AI voice (Vapi), large-language-model providers for analysis, spreadsheet storage (Google), email delivery, and payment processing (Stripe). Each provider is bound by its own security and privacy commitments.
7. Data retention
Candidate data is retained for as long as the Client's account is active or as needed to provide the Service, and is deleted or anonymized upon the Client's request or a reasonable period after account termination, subject to legal obligations.
8. Security
We apply reasonable technical and organizational measures to protect personal data, including encrypted transport and access controls. No method of transmission or storage is 100% secure, and we cannot guarantee absolute security.
9. Your rights
Depending on your jurisdiction, individuals may have rights to access, correct, delete, or restrict the processing of their personal data. Candidates should direct such requests to the Client (the controller); Clients may contact us to assist. Requests can be sent to hola@talentscout.ai.
10. International transfers
TalentScout is a global service and data may be processed in countries other than yours. Where required, we use appropriate safeguards for such transfers.
11. Changes and contact
We may update this policy from time to time; the "Last updated" date reflects the latest version. Questions: hola@talentscout.ai.
Política de Privacidad
Esta Política de Privacidad explica cómo TalentScout AI ("TalentScout", "nosotros") recopila, usa y protege los datos personales cuando tú o tu organización usan nuestra plataforma de pre-calificación de candidatos (el "Servicio").
1. Quién es responsable de los datos
Cuando una empresa ("Cliente") usa TalentScout para evaluar a sus propios candidatos, el Cliente es el responsable del tratamiento de los datos personales de esos candidatos y TalentScout actúa como encargado del tratamiento por cuenta del Cliente. TalentScout es responsable únicamente de los datos de la cuenta del Cliente (facturación, acceso, uso).
2. Datos que recopilamos
- Datos de la cuenta: nombre de la empresa, correo de contacto, contraseña, plan e información de facturación.
- Datos del candidato aportados por el Cliente o el candidato: contenido del CV, nombre, correo, teléfono, respuestas de entrevista (texto y voz), grabaciones y transcripciones.
- Datos derivados generados por el Servicio: perfil DISC, puntajes de autenticidad, Fraud Risk Score e informes de evaluación.
- Datos técnicos: registros y métricas básicas de uso necesarias para operar y proteger el Servicio.
3. Cómo usamos los datos
Usamos los datos únicamente para prestar el Servicio: extraer y verificar información del CV, realizar entrevistas de texto y voz con IA, generar los análisis DISC, de autenticidad y de fraude, entregar informes al Cliente, procesar pagos y brindar soporte. No vendemos datos personales y no usamos los datos de candidatos para entrenar modelos de terceros.
4. Consentimiento del candidato
Se solicita el consentimiento explícito del candidato antes de procesar sus datos. Es responsabilidad del Cliente asegurarse de contar con una base legal para invitar a cada candidato y cumplir las leyes de protección de datos aplicables en su país y en el del candidato.
5. Procesamiento automatizado e IA
El Servicio usa inteligencia artificial para analizar respuestas y producir puntajes, incluido el Fraud Risk Score. Estos resultados son herramientas de apoyo a la decisión, no conclusiones definitivas. La decisión final de contratación la toma siempre una persona de la organización del Cliente. TalentScout no garantiza la exactitud de ningún puntaje ni es responsable de las decisiones de contratación del Cliente.
6. Proveedores (subencargados)
Para operar el Servicio usamos proveedores de confianza que tratan datos según nuestras instrucciones, que pueden incluir: hosting y bases de datos en la nube, mensajería (WhatsApp/Twilio), voz con IA (Vapi), proveedores de modelos de lenguaje para el análisis, almacenamiento en hojas de cálculo (Google), envío de correo y procesamiento de pagos (Stripe). Cada proveedor está sujeto a sus propios compromisos de seguridad y privacidad.
7. Conservación de datos
Los datos de candidatos se conservan mientras la cuenta del Cliente esté activa o mientras sea necesario para prestar el Servicio, y se eliminan o anonimizan a solicitud del Cliente o un plazo razonable tras la terminación de la cuenta, sujeto a obligaciones legales.
8. Seguridad
Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos, incluyendo cifrado en tránsito y controles de acceso. Ningún método de transmisión o almacenamiento es 100% seguro, por lo que no podemos garantizar seguridad absoluta.
9. Tus derechos
Según tu jurisdicción, las personas pueden tener derecho a acceder, corregir, eliminar o limitar el tratamiento de sus datos. Los candidatos deben dirigir estas solicitudes al Cliente (el responsable); los Clientes pueden contactarnos para asistirlos. Solicitudes: hola@talentscout.ai.
10. Transferencias internacionales
TalentScout es un servicio global y los datos pueden tratarse en países distintos al tuyo. Cuando corresponde, aplicamos las garantías adecuadas para dichas transferencias.
11. Cambios y contacto
Podemos actualizar esta política de vez en cuando; la fecha de "Última actualización" refleja la versión vigente. Consultas: hola@talentscout.ai.